IT- und Business-Strategie präzise aufeinander abstimmen

5 Fragen an: Daniel Elsässer

Herr Elsässer, können Sie uns erklären, was der größte Vorteil des Bebauungsplans ist und warum Euer Team diese Methode entwickelt hat?

Vielleicht kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor. Sie starten in ein IT-Projekt und kurz danach passieren zwei Dinge: Erstens kommen aus dem Fachbereich bzw. dem Business weitere Anforderungen hinzu. Und zweitens: die Auswirkungen auf Ihre anderen IT-Systeme werden erst jetzt sichtbar. Hier ist Frust fast schon vorprogrammiert. Genau diese Situation haben wir in vielen Kundenprojekten beobachtet – und uns etwas überlegt. Die geschilderte Situation lässt sich vermeiden, wenn man eine übergeordnete Strategie hat, in die sich die einzelnen Vorhaben einordnen lassen: einen Bebauungsplan.

Der große Vorteil des Bebauungsplans liegt einerseits darin, dass Unternehmen so erfahren, wie Sie ihre Ziele  strukturiert und nachhaltig umsetzen können und welche Systeme sie dafür benötigen. Auf der anderen Seite hilft der Bebauungsplan auf diese Weise, das Spannungsfeld zwischen Business und IT aufzulösen. Man könnte auch sagen : Mit einem Bebauungsplan kann die IT darlegen, wie sie die Anforderungen aus dem Business ganzheitlich umsetzen wird.

Ist das der einzige Vorteil des Bebauungsplans?

Natürlich nicht. Wir denken im Bebauungsplan konsequent vom Nutzer her. Das sind sowohl die eigenen Angestellten als auch die Kunden. Wenn ich das mache, gewinne ich unglaubliche Erkenntnisse über deren tatsächliche Anforderungen und kann meine IT danach ausrichten.

Gleichzeitig bietet der Bebauungsplan eine prima Kommunikationsgrundlage innerhalb des Unternehmens. Da hier alle relevanten IT-Vorhaben enthalten sind, entsteht nicht nur Transparenz darüber, ‚was passiert, sondern vor allem auch: ‚wie. Kommen jetzt aus anderen Abteilungen Wünsche („Könnt ihr nicht eben mal …“), lassen sich diese sauber verargumentieren und einplanen. Das nimmt aus einigen Diskussionen viel Stress heraus.

Einer der häufigsten Sätze von Teilnehmenden unserer Workshops ist: „Heute habe ich mal wieder viel über mein eigenes Unternehmen gelernt, obwohl ich schon seit vielen Jahren hier arbeite.“ Das liegt daran, dass wir gemeinsam mit unseren Kunden ein ganzheitliches Bild erstellen. In den einzelnen Köpfen liegt das zwar meist vor, ist aber weder vollständig noch übergreifend oder systematisch niedergeschrieben.

Um das Thema nachhaltig zu machen, empfehlen wir unseren Kunden immer, ihren Bebauungsplan als dynamisches Element zu betrachten. Wie jeden guten Plan sollte man ihn sich kontinuierlich, z.B. halbjährlich, vornehmen und an seine aktuellen Geschehnisse anpassen, damit er nicht veraltet. Dann hat man langfristig ein super Werkzeug, um seine digitale Transformation zu gestalten.

Wie kann ich mir die Methode denn in der Praxis vorstellen?

Unser Bebauungsplan besteht aus drei Modulen, mit einem hohen Anteil an gemeinsamen Workshops. Stellen Sie sich das einfach als Baukasten vor: Idealerweise durchlaufe ich diese Module nacheinander. Aber ich kann mir natürlich auch zunächst nur ein einzelnes Modul herauspicken, wenn dieses auf meinen aktuellen Einsatzzweck passt. 

Im ersten Modul denken wir die IT-Welt unseres Kunden von seinen Nutzern her. Diese sollen schließlich in Ihrer Arbeit eine möglichst ideale User Experience bekommen. Zu deren Erwartungen und Anforderungen ermitteln wir dann die dafür erforderlichen IT-Systeme. Das ist etwas idealistisch gedacht, hilft uns aber dabei, das Thema von einer nicht-technischen Seite aus anzugehen.

Dieses Idealbild der IT-Landschaft gleichen wir im zweiten Modul mit der aktuellen IT-Landschaft ab. Hier gibt es oft ein historisch gewachsenes Umfeld aus Altsystemen, Insellösungen und funktionsidentischen Systemen bei Tochtergesellschaften. Wenn ich neben dieses IST-Bild dann die ideale Welt aus Nutzersicht lege, gibt es normalerweise einige Aha-Erlebnisse. 

Die Gretchenfrage ist nun allerdings, wie ich von diesem IST-Bild zu meiner künftigen idealen Welt komme. Das passiert im dritten Modul. Selbstverständlich müssen hier auch noch Aspekte wie Budget, andere geplante Projekte, technische Abhängigkeiten u.v.m. berücksichtigt werden. Um diese Frage sauber zu lösen, entwickeln wir mit unseren Kunden die Roadmap dieser Transformation. Diese zeigt nicht nur die notwendigen Projekte im Zeitverlauf, sondern auch, wie sich dabei gleichzeitig die eigene IT-Landschaft wandelt. Als i-Tüpfelchen lässt sich parallel auch noch eine erste Investitionsplanung ableiten.

Wann sollten Unternehmen mit eurem Bebauungsplan arbeiten? Und wer ist unternehmensseitig daran beteiligt?

Der effektivste Einsatz der Methode Bebauungsplan ist frühzeitig, vor einem geplanten Projekt. Wenn ich ein Projekt nur isoliert betrachte, dann ist das im Grunde nichts anderes, als wenn ich weiterhin in Silos denke. Und genau die will doch heute eigentlich jedes Unternehmen aufbrechen. Nur im Zusammenhang mit meinen anderen Vorhaben bzw. Projekten habe ich eine abgestimmte Sicht. Genau diese liefert unser Bebauungsplan.

Der optimale Teilnehmerkreis über alle Module hinweg besteht aus den Verantwortlichen der IT-Fachbereiche und der beteiligten Fachbereiche bis hin zum C-Level. Punktuell kommen dann noch die Key-User aus einzelnen Abteilungen hinzu. Sie sehen also – auch hier binden wir konsequent alle relevanten Stakeholder mit ein.

Wenn ich das Ganze dann noch mit der Befragung von,‚echten Endkunden ergänzen kann, sind wir sehr nahe am Optimum. Die Erfahrung zeigt, dass man realistischerweise drei bis sechs Monate für alle drei Module einplanen sollte.

Wie individuell ist denn eigentlich mein Bebauungsplan?

Jeder unserer Kunden ist einzigartig und damit auch jeder Bebauungsplan. Es geht uns mit unserem methodischen Vorgehen nicht darum, möglichst standardisiert eine Lösung vorzugeben, sondern den passenden Plan für jeden Einzelnen zu entwickeln. Klar gibt es Gemeinsamkeiten im Vorgehen, aber das Ergebnis ist individuell. Man kann sich das in etwa wie bei einem gutsitzenden Maßanzug vorstellen. Auf die Entfernung sieht das erstmal nach Anzug aus, aber der eine braucht die Ärmel etwas länger, der andere den Bund etwas enger. Dementsprechend individuell fallen auch die Ergebnisse aus.

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